AI e automazione al servizio delle risorse umane

L'intelligenza artificiale (AI) sta rivoluzionando molti settori e le risorse umane (HR) non fanno eccezione. Le aziende adottano sempre più spesso queste tecnologie per ottimizzare i processi e migliorare l'efficienza. Nel 2024, il 76% dei responsabili delle risorse umane ritiene che rimarrà indietro se non adotterà l'IA generativa entro 12-24 mesi (fonte: studio Gartner 2024). Tuttavia, questa trasformazione digitale non è priva di rischi, soprattutto in termini di etica e gestione del cambiamento. In questo articolo scoprirete come gli strumenti di automazione stanno trasformando il settore delle risorse umane.

L'intelligenza artificiale nel mondo degli affari: alcuni promemoria

Definizione di intelligenza artificiale

Secondo IBM, l'intelligenza artificiale (AI) si riferisce a sistemi o macchine che imitano l'intelligenza umana per eseguire compiti e che possono migliorare iterativamente in base alle informazioni raccolte. L'IA supporta l'uomo a diversi livelli: riconoscimento vocale, processo decisionale, risoluzione di problemi e apprendimento autonomo.

Come si distingue uno strumento di IA da un semplice strumento di automazione?

Uno strumento HRIS può essere considerato uno strumento di AI quando utilizza tecnologie che simulano le capacità umane come l'apprendimento, il processo decisionale e il riconoscimento dei modelli. Il software abilitato all'AI incorpora almeno una delle seguenti funzionalità:

• Automatizzare un processo analizzando i dati storici, le regole aziendali e il comportamento dei dipendenti.
• Previsione e pianificazione mediante algoritmi predittivi, basati su tendenze passate ed eventi previsti.
• Comprendere ed elaborare richieste formulate in linguaggio naturale (ad esempio, tramite e-mail o messaggi di chat) e rispondere in modo appropriato (NLP).
• Analizzare grandi quantità di dati utilizzando tecniche di apprendimento automatico.
• Imparare e migliorare nel tempo incorporando il feedback per affinare i propri suggerimenti.

Vantaggi dell'IA per le aziende e i dipendenti

L'IA consente alle aziende di automatizzare le attività ripetitive, migliorare l'accuratezza dei processi e accelerare l'analisi dei dati. Grazie all'analisi massiva dei dati, l'IA favorisce l'innovazione aziendale e offre nuove prospettive per lo sviluppo di nuovi prodotti e servizi. Per i dipendenti, l'IA alleggerisce il carico di lavoro, consentendo loro di svolgere attività a maggior valore aggiunto e fornendo strumenti decisionali.

I vantaggi dell'automazione e degli strumenti di intelligenza artificiale per le risorse umane

1 - Automazione delle attività amministrative

Gestione delle buste paga

Gli strumenti di automazione semplificano la gestione delle buste paga calcolando stipendi, detrazioni fiscali e contributi previdenziali. ADP, PayFit e HR Access utilizzano algoritmi per elaborare rapidamente queste informazioni. Gli straordinari, i bonus e gli adeguamenti salariali vengono calcolati in tempo reale. Grazie a questi strumenti, si riducono gli errori umani e i tempi di elaborazione.

Tracciamento e richieste di ferie

Soluzioni di automazione come Kronos e BambooHR gestiscono le ferie tramite flussi di lavoro. I dipendenti controllano i loro saldi, presentano le loro richieste di ferie, quindi un algoritmo verifica la disponibilità. Viene quindi inviata una notifica via e-mail al manager, che può approvare o rifiutare la richiesta con un solo clic. Il sistema elabora la procedura e mostra il saldo sulla busta paga.

Aggiornamento dei dati del personale

L'aggiornamento dei dati del personale è un'attività che richiede molto tempo per i team delle risorse umane. Alcuni strumenti, come SAP SuccessFactors, Workday e PeopleDoc, utilizzano flussi di lavoro per automatizzare alcuni processi. I dipendenti inseriscono o modificano i propri dati personali tramite moduli online (indirizzo, numero di telefono, stato civile). L'AI verifica la coerenza e la completezza dei dati per garantire la conformità alle normative (RGPD).

Modifica dei contratti di lavoro

Invece di dedicare molto tempo alla stesura dei contratti di lavoro, le risorse umane possono ora utilizzare sistemi automatizzati che li generano in pochi minuti utilizzando menu a discesa. Piattaforme come DocuSign e Legal Robot personalizzano i contratti in base a modelli predefiniti e alle informazioni specifiche dei dipendenti. Questi software semplificano il processo amministrativo e riducono i rischi legali.

2 - Ottimizzare il reclutamento

Utilizzo di algoritmi per ordinare e analizzare i CV

L'intelligenza artificiale ottimizza il reclutamento utilizzando algoritmi per il sourcing. I responsabili delle risorse umane iniziano a definire i criteri per la macchina. Il sistema ordina e analizza migliaia di candidature per identificare i candidati che meglio corrispondono al profilo richiesto. Oggi, alcuni strumenti utilizzano algoritmi di intelligenza artificiale per valutare le competenze e l'esperienza dei candidati. Tra questi, LinkedIn Recruiter e HireVue. Questo metodo di "sourcing 2.0" migliora l'efficienza del reclutamento e la qualità delle assunzioni.

Intervista con un chatbot

I chatbot migliorano l'esperienza del candidato offrendo una comunicazione istantanea e continua. Utilizzando l' elaborazione del linguaggio naturale(NLP) e l'intelligenza artificiale, i chatbot Mya (creato da Mya Systems) e Olivia (creato da Paradox AI) sono in grado di rispondere alle domande più frequenti dei candidati, di fornire informazioni sullo stato della candidatura e persino di fissare i colloqui. Questo approccio consente ai selezionatori di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come la valutazione delle competenze durante i colloqui.

3 - Formazione personalizzata

Piani di formazione personalizzati

L'intelligenza artificiale può essere utilizzata per creare piani di formazione analizzando le prestazioni e le esigenze di ciascun dipendente. Le AI degli strumenti francesi Talentsoft e 360Learning raccolgono dati sulle competenze e sugli obiettivi di carriera dei dipendenti. Utilizzando queste informazioni, possono proporre percorsi di formazione personalizzati che mirano con precisione alle aree che richiedono un miglioramento o uno sviluppo.

Prevedere il fabbisogno futuro di competenze

I sistemi avanzati analizzano le tendenze del mercato e gli sviluppi tecnologici per identificare le competenze di domani. Ad esempio, la piattaforma Elevo incorpora algoritmi predittivi che aiutano le aziende e le risorse umane ad anticipare le esigenze di competenze dei propri dipendenti.

4 - Coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti

Analisi del feedback dei dipendenti

L'intelligenza artificiale può essere utilizzata per analizzare il clima sociale all'interno di un'azienda. Le start-up Officevibe e Supermood hanno sviluppato IA in grado di raccogliere e analizzare i feedback dei dipendenti in tempo reale. Identificando rapidamente i segnali di insoddisfazione o disimpegno (cali di produttività, frequenti commenti negativi), le risorse umane possono intervenire. In questo modo, possono organizzare incontri di follow-up, suggerire formazione o adeguamenti delle condizioni di lavoro per prevenire il turnover del personale e migliorare il benessere dei dipendenti.

Programmi di ricompensa personalizzati

Riconoscimenti e premi aiutano a mantenere i dipendenti impegnati. Le piattaforme Bleexo, Comeet o Workday con il suo Manager Insights Hub utilizzano l'intelligenza artificiale per personalizzare i programmi di riconoscimento in base alle prestazioni e alle preferenze dei dipendenti. Questo aiuta a motivare e valorizzare i talenti, contribuendo alla soddisfazione e alla fidelizzazione dei dipendenti.

Integrazione dei dipendenti

L'automazione facilita anche l' onboarding dei nuovi dipendenti. Le soluzioni Flatchr e Lucca automatizzano i processi di onboarding, fornendo ai nuovi dipendenti tutte le informazioni e la formazione di cui hanno bisogno non appena arrivano. Questo garantisce una rapida integrazione, riduce lo stress per i nuovi arrivati e li rende operativi più velocemente.

Valutazione dei talenti

Infine, l'intelligenza artificiale viene utilizzata per valutare i profili e analizzare le soft skill dei dipendenti. Strumenti come AssessFirst e Neobrain possono essere utilizzati per identificare le competenze e le attitudini comportamentali dei dipendenti. Le risorse umane potranno comprendere meglio il potenziale di ciascun individuo. Questa valutazione può essere utilizzata per sviluppare piani di carriera e ottimizzare la gestione dei talenti all'interno dell'azienda.

5 - Strumento decisionale

Utilizzo dell'IA per l'analisi predittiva

Utilizzando gli algoritmi di IA, le aziende possono prevedere le loro esigenze di personale, anticipare i periodi di alta attività e pianificare di conseguenza. L'IA può essere utilizzata anche per identificare i talenti chiave all'interno dell'organizzazione. In questo modo è più facile gestire le carriere e trattenere le persone migliori. Le piattaforme Cornerstone e Talentsoft offrono questo tipo di funzionalità di previsione.

Cruscotti per i responsabili delle risorse umane

I cruscotti automatizzati forniscono ai responsabili delle decisioni in materia di risorse umane una panoramica degli indicatori chiave di performance in tempo reale. Questi strumenti, come SAP SuccessFactors e Workday, aggregano e analizzano i dati provenienti da diverse fonti. I cruscotti possono visualizzare metriche come i tassi di retention, la soddisfazione dei dipendenti e le prestazioni per reparto. Consentono ai manager di prendere decisioni rapide e di adeguare le strategie HR in linea con le tendenze e le esigenze attuali.

I limiti dell'IA nelle risorse umane

Pregiudizi algoritmici ed etici

Per quanto potenti, i sistemi di IA possono riprodurre e amplificare i pregiudizi presenti nei dati utilizzati per addestrarli. Se i dati storici contengono pregiudizi, l'algoritmo può perpetuarli, portando a decisioni distorte nella selezione del personale o nella gestione dei talenti. Ad esempio, un sistema di intelligenza artificiale potrebbe favorire i candidati maschi anche se questa preferenza è ingiustificata e indesiderata.

Questi pregiudizi algoritmici sollevano questioni di equità e discriminazione. Le decisioni distorte possono escludere candidati qualificati o svantaggiare alcuni dipendenti. Ciò può influire sulla diversità e sull' inclusione all'interno dell'azienda. I processi decisionali automatizzati devono essere trasparenti, equi e imparziali e le risorse umane devono essere in grado di spiegare ai candidati come e perché determinate decisioni vengono prese dall'IA.

Problemi di protezione dei dati

L'uso dell'IA nelle risorse umane comporta la raccolta e l'elaborazione di grandi quantità di dati personali. Per conformarsi ai regolamenti del RGPD, le aziende devono garantire la protezione di questi dati e rispettare i diritti delle persone (diritto all'oblio, consenso esplicito). Le aziende devono essere trasparenti sulle modalità di raccolta, utilizzo e protezione dei dati.

Tuttavia, le IA sono vulnerabili agli attacchi informatici, che possono portare a violazioni di dati sensibili. Le informazioni personali dei dipendenti possono essere esposte (dati bancari e cartelle cliniche), causando danni significativi e compromettendo la reputazione dell'azienda. Per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati dei dipendenti, i datori di lavoro devono implementare tecnologie di crittografia e una politica di gestione dell'accesso agli strumenti.

Limiti tecnologici e umani

L'implementazione di strumenti HRIS e AI può essere complessa e costosa per il reparto risorse umane. Le aziende devono investire in soluzioni, formare il personale e ricorrere a esperti esterni per la formazione.

Allo stesso tempo, gli algoritmi di IA possono essere poco trasparenti e alterare la comprensione delle decisioni prese. Questa opacità solleva questioni di fiducia e responsabilità. I dipendenti e i dirigenti possono essere riluttanti ad affidarsi a sistemi di cui non comprendono il funzionamento.

Gestione del cambiamento

I responsabili delle risorse umane devono familiarizzare con queste nuove tecnologie per integrarle nel loro lavoro quotidiano. Potrebbe essere necessario un periodo di apprendimento, poiché alcuni dipendenti potrebbero mettere in discussione i metodi tradizionali. Per evitare resistenze al cambiamento, i manager devono svolgere un ruolo di sensibilizzazione e dimostrare i vantaggi dell'IA. Si possono offrire corsi di formazione per aiutare a superare eventuali riluttanze.