L'IA et l'automatisation au service des RH

L'intelligence artificielle (IA) révolutionne de nombreux secteurs, et les Ressources Humaines (RH) ne font pas exception. Les entreprises adoptent de plus en plus ces technologies pour optimiser leurs processus et améliorer leur efficacité. En 2024, 76 % des responsables RH estiment qu'ils seront en retard s'ils n'adoptent pas l'IA générative dans les 12 à 24 mois (Source: étude Gartner 2024). Cependant, cette transformation digitale n'est pas sans risques, notamment en matière d'éthique et de gestion du changement. Dans cet article, vous découvrirez comment les outils d'automatisation transforment les métiers des Ressources Humaines.

L'intelligence artificielle en entreprise : quelques rappels

Définition de l'IA

Selon IBM, l'intelligence artificielle (IA) se réfère à des systèmes ou des machines qui imitent l'intelligence humaine pour effectuer des tâches et qui peuvent s'améliorer itérativement en fonction des informations qu'ils collectent. L'IA accompagne l'humain à plusieurs niveaux : reconnaissance de la parole, prise de décision, résolution de problèmes et apprentissage autonome.

Comment distinguer un outil IA d'un simple outil d'automatisation ?

Un outil SIRH peut être considéré comme un outil d'IA lorsqu'il utilise des technologies qui vont simuler des capacités humaines telles que l'apprentissage, la prise de décision et la reconnaissance de patterns. Un logiciel doté d'IA intègre au moins une des fonctionnalités suivantes :

• Automatiser un processus en analysant les données historiques, les règles de l'entreprise, le comportement des salariés.
• Prévoir et planifier en utilisant des algorithmes prédictifs, en se basant sur des tendances passées et des événements prévus.
• Comprendre et traiter des demandes formulées en langage naturel (par exemple, via des e-mails ou des messages de chat) et y répondre de manière appropriée (NLP).
• Analyser une grande quantité de données en utilisant des techniques de machine learning.
• Apprendre et s'améliorer au fil du temps en intégrant les retours pour affiner ses suggestions.

Apports de l'IA aux entreprises et aux salariés

L'IA permet aux entreprises d'automatiser les tâches répétitives, d'améliorer la précision des processus et d'accélérer l'analyse des données. Grâce à l'analyses massive des données, l'IA favorise l'innovation en entreprise et offre de nouvelles perspectives de développement de nouveaux produits et services. Pour les salariés, l'IA allége la charge de travail, permet de travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et offre des outils d'aide à la décision.

Apports des outils d'automatisation et d'IA pour les RH

1 - Automatisation des tâches administratives

Gestion de la paie

Les outils d'automatisation simplifient la gestion de la paie en calculant les salaires, les déductions fiscales et les contributions sociales. ADP, PayFit et HR Access utilisent des algorithmes pour traiter ces informations rapidement. Les calculs des heures supplémentaires, des primes et les ajustements de salaire sont calculés en temps réel. Grâce à ces outils, les erreurs humaines et les délais de traitement sont réduits.

Suivi des congés et demande de congés

Des solutions d'automatisation, comme Kronos et BambooHR, gèrent les congés avec des workflows. Les employés consultent leur solde, soumettent leurs demandes de congés, puis un algorithme vérifie la disponibilité. Une notification email est ensuite envoyée au manager afin d'approuver ou de rejeter la demande en un clic. Le système traite la procédure et fait ressortir le solde sur le bulletin de salaire.

Mises à jour des données du personnel

La mise à jour des données du personnel est une tâche chronophage pour les équipes RH. Certains outils, comme SAP SuccessFactors, Workday et PeopleDoc utilisent des workflows pour automatiser certains processus. Les employés renseignent ou modifient leurs informations personnelles via des formulaires en ligne (adresse, numéro de téléphone, état civil). L'IA vérifie la cohérence et la complétude des données afin d'être en conformité avec les réglementations (RGPD).

Édition des contrats de travail

Au lieu de passer beaucoup de temps à rédiger les contrats de travail, les RH peuvent maintenant utiliser des systèmes automatisés qui les génèrent en quelques minutes grâce à des menus déroulants. Des plateformes comme DocuSign et Legal Robot personnalisent les contrats en fonction des modèles prédéfinis et des informations spécifiques à chaque employé. Ces logiciels simplifient le processus administratif et réduisent les risques juridiques.

2 - Optimisation du recrutement

Utilisation des algorithmes pour le tri et l'analyse des CV

L'Intelligence Artificielle optimise le recrutement en utilisant des algorithmes pour le sourcing. Les RRH commencent par définir des critères à la machine. Ensuite, le système trie et analyse des milliers de candidatures pour identifier les candidats qui correspondent le mieux au profil attendu. Aujourd'hui, certains outils utilisent des algorithmes d'IA qui évaluent les compétences et l'expérience des candidats. C'est le cas de LinkedIn Recruiter et de HireVue. Cette méthode de "sourcing 2.0" améliore l'efficacité du recrutement et la qualité des embauches.

Entretien avec un chatbot

Les chatbots améliorent l'expérience des candidats en offrant une communication instantanée et continue. Utilisant le traitement du langage naturel (NLP) et l'intelligence artificielle, les chatbots Mya (créé par Mya Systems) et Olivia (créé par Paradox AI) peuvent répondre aux questions fréquentes des candidats, fournir des informations sur le statut de la candidature et même programmer des entretiens. Cette approche permet aux recruteurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l'évaluation des compétences lors des entretiens.

3 - Personnalisation de la formation

Plans de formation individualisés

L'IA permet de créer des plans de formation en analysant les performances et les besoins de chaque employé. Les IA des outils français Talentsoft et 360Learning collectent des données sur les compétences des employés et leurs objectifs de carrière. Grâce à ces informations, ils peuvent proposer des parcours de formation personnalisés qui ciblent précisément les domaines nécessitant une amélioration ou un développement.

Prédire les besoins en compétences futures

Des systèmes avancés analysent les tendances du marché et les évolutions technologiques pour identifier les compétences de demain. Par exemple, la plateforme Elevo intègre des algorithmes de prédiction qui aident les entreprises et RH à anticiper les besoins en compétences de ses salariés.

4 - Engagement et Rétention des Employés

Analyse des feedbacks des employés

L'intelligence artificielle permet d'analyser le climat social au sein de l'entreprise. Les start-ups Officevibe ou Supermood ont développé des IA permettant de collecter et d'analyser les feedbacks des employés en temps réel. En identifiant rapidement les signes de mécontentement ou de désengagement (baisses de productivité, commentaires négatifs fréquents), les RH peuvent intervenir. Ils peuvent ainsi organiser des réunions de suivi, proposer des formations ou des ajustements de conditions de travail pour prévenir le turnover et améliorer le bien-être des employés.

Programmes de récompense personnalisés

La reconnaissance et la récompense permettent de maintenir l'engagement des employés. Les plateformes Bleexo, Comeet ou Workday avec son Manager Insights Hub utilisent l'IA pour personnaliser les programmes de reconnaissance en fonction des performances et des préférences des employés. Cela permet de motiver et de valoriser les talents, ce qui contribue à la satisfaction et à la fidélisation des employés.

L’intégration des salariés

L'automatisation facilite également l'onboarding des nouveaux salariés. Les solutions Flatchr et Lucca automatisent les processus d'intégration en fournissant aux nouveaux employés toutes les informations et formations nécessaires dès leur arrivée. Cela assure une intégration rapide, une réduction du stress des nouveaux arrivants et les rends opérationnels plus rapidement.

Évaluation des talents

Enfin, l'IA est utilisée pour évaluer les profils et analyser les soft skills des employés. Des outils comme AssessFirst et Neobrain permettent d'identifier les compétences comportementales et les aptitudes des employés. Les RH vont mieux comprendre le potentiel de chaque individu. Cette évaluation permet de développer des plans de carrière et d'optimiser la gestion des talents au sein de l'entreprise.

5 - Outil de prise de décision

Utiliser l'IA pour des analyses prédictives

En utilisant des algorithmes d'IA, les entreprises peuvent prévoir leurs besoins en personnel, anticiper les périodes de forte activité et planifier en conséquence. L'IA permet également d'identifier les talents clés au sein de l'organisation. Cela facilite la gestion des carrières et la rétention des meilleurs éléments. Les plateformes Cornerstone et Talentsoft offrent ce genre de fonctionnalités de prévision.

Tableau de bord pour les décideurs RH

Les tableaux de bord automatisés fournissent aux décideurs RH une vue d'ensemble et en temps réel des indicateurs clés de performance. Ces outils, tels que SAP SuccessFactors et Workday, agrègent et analysent les données provenant de diverses source. Les tableaux de bord peuvent afficher des métriques telles que les taux de rétention, la satisfaction des employés et les performances par département. Ils permettent aux gestionnaires de prendre des décisions rapides et d'ajuster les stratégies RH en fonction des tendances et des besoins actuels.

Les limites de l’IA dans les RH

Biais algorithmiques et éthiques

Bien que puissants, les systèmes d'IA peuvent reproduire et amplifier les biais présents dans les données utilisées pour les entraîner. Si les données historiques contiennent des préjugés, l'algorithme peut les perpétuer, conduisant à des décisions partiales dans le recrutement ou la gestion des talents. Par exemple, un système d'IA pourrait privilégier des candidats masculins même si cette préférence est injustifiée et non désirée.

Ces biais algorithmiques posent des problèmes en matière d'équité et de discrimination. Les décisions biaisées peuvent exclure des candidats qualifiés ou désavantager certains employés. Cela peut affecter la diversité et l'inclusivité au sein de l'entreprise. Les processus de décision automatisés doivent être transparents, équitables et impartiaux, et les RH doivent pouvoir expliquer aux candidats comment et pourquoi certaines décisions sont prises par l'IA.

Problèmes de protection des données

L'utilisation de l'IA dans les ressources humaines implique la collecte et le traitement de grandes quantités de données personnelles. Pour se conformer aux réglementations RGPD, les entreprises doivent assurer la protection de ces données et respecter les droits des individus (droit à l'oubli, consentement explicite). Les entreprises doivent être transparentes sur la manière dont les données sont collectées, utilisées et protégées.

Cependant, les IA sont vulnérables aux cyberattaques, ce qui peut entraîner des violations de données sensibles. Les informations personnelles des employés peuvent être exposées (coordonnées bancaires et les dossiers médicaux) ce qui peut causer des préjudices importants et affectant la réputation de l'entreprise. Pour garantir la sécurité et la confidentialité des données des employés, l'employeur doit mettre en place des technologies de chiffrement ainsi qu'une politique de gestion des accès aux outils.

Limites technologiques et humaines

Mettre en place des outils SIRH et d'IA peut être complexe et coûteux pour le département des ressources humaines. En effet, les entreprises doivent investir dans des solutions, puis former le personnel et faire appel à des experts externes pour de la formation.

En parallèle, les algorithmes d'IA peuvent être opaques et peuvent altérer la compréhension des décisions prises. Cette opacité pose des problèmes de confiance et de responsabilité. Les employés et les gestionnaires peuvent hésiter à s'appuyer sur des systèmes dont ils ne comprennent pas le fonctionnement.

Gestion du changement

Les Responsables des Ressources Humaines doivent se familiariser avec ces nouvelles technologies pour les intégrer dans leurs actions quotidiennes. Une période d'apprentissage peut être nécessaire car certains salariés peuvent remettre en question les méthodes traditionnelles. Pour éviter la résistance au changement, les managers ont un rôle de sensibilisation, de démonstrations pour communiquer les avantages de l'IA. Des formations peuvent être proposées pour aider à surmonter les réticences.