ما هي منهجية إدارة المشروع؟

منهجية إدارة المشروع هي أكثر من مجرد إطار نظري: إنها مجموعة منظمة من الممارسات والأدوات والعمليات المصممة لتوجيه الفرق نحو أهدافها مع إدارة الموارد والمواعيد النهائية والمخاطر بفعالية.
في إنفوركا، نستخدم هذه المنهجيات على المستوى الداخلي ولهيكلة مشاريعك على حد سواء، مما يضمن سيرها بسلاسة وتعظيم تأثيرها.

الأساليب الرشيقة: المرونة والتكيف

إطار عمل للتكيف مع التغيير

تفضل الأساليب الرشيقة النهج التكراري والتعاوني. فهي تشجع المرونة، وتسمح لك بالتفاعل السريع مع التغيير، وتحفز التعاون بين أصحاب المصلحة.

أطر العمل الرشيقة الرئيسية:

• Scrum: يعتمد على دورات قصيرة تسمى "سباقات السرعة" (من أسبوع إلى 4 أسابيع)، مما يتيح تسليم إصدارات وظيفية متكررة من المنتج. ويرافق كل سبرنت اجتماعات محددة مثل "سكروم اليومي".
• كانبان: يؤكد على تصور المهام باستخدام الجداول. يحد من العمل الجاري لجعل العمليات أكثر مرونة.
• Lean Agile: يقلل من الهدر من خلال التركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة العالية للعميل.

تبلغ الشركات التي تتبنى منهجيات أجايل عن تحسن في الكفاءة بنسبة 20-30%، ويرجع الفضل في ذلك على وجه الخصوص إلى زيادة التعاون بين الفرق*.

*المصدر: https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/enterprise-agility-buzz-or-business-impact

المشروع: تجميد الأموال لإدارة الميزانية والخزانة العامة

بدأ مشروع "تجميد الأموال" لتلبية متطلبات إدارة الميزانية والخزانة التي كانت تتطلع إلى تطوير بوابة فعالة لإدارة ومراقبة تجميد الأموال.

كان الهدف هو إنشاء نظام مرن قادر على التكيف مع التغيرات التنظيمية السريعة والاحتياجات المحددة للأعمال.

وقد اعتمدنا في هذا المشروع نهج Scrum، الذي مكّننا من العمل بشكل تكراري وتدريجي. وعلى الرغم من تحديد الأعمال المتراكمة للمشروع بشكل عام في البداية، إلا أنه تم تنقيح المشروع بشكل تدريجي خلال كل سباق سريع، مما سهل التكيف المستمر مع ملاحظات فرق العمل وتوافرها.

العملية:

• التخطيط المبدئي: تم وضع مسودة كاملة للأعمال المتراكمة وتحديد جميع الميزات المتوخاة. وشكل ذلك الأساس للمناقشات الأولية والتخطيط للسباقات السريعة.
• السباقات السريعة: بدأ كل سباق سريع بمرحلة تخطيط حيث تم اختيار ميزات محددة من الأعمال المتراكمة وتفصيلها. تضمنت هذه المرحلة العمل عن كثب مع أصحاب المصلحة لتحسين المتطلبات.
• التطوير التكراري: مع تقدم المشروع، أصبح من الأسهل تحديد الميزات بدقة. وغالباً ما أثرت التطورات السابقة على فهم وتنفيذ الوظائف اللاحقة وحسّنت من فهمها وتنفيذها.
• المراجعات والتكيفات: في نهاية كل مرحلة، تم تنظيم عرض توضيحي للأعمال، مما أتاح جمع الملاحظات الفورية وتعديل مسار المشروع بما يتماشى مع الاحتياجات الحقيقية والأولويات المعدلة.

الأساليب التقليدية: الدقة والتخطيط

نهج تنبؤي للمشاريع المستقرة

على عكس الأساليب الرشيقة، تعتمد الأساليب التقليدية على التخطيط الدقيق منذ المراحل الأولى للمشروع. وهي مثالية عندما يكون النطاق والميزانية محددين بوضوح وثابتين طوال مدة المشروع.
أمثلة على الأساليب الكلاسيكية:

تعتبر الأساليب الكلاسيكية مثالية للقطاعات المنظمة أو المشاريع التقنية المعقدة، مثل البناء أو تطوير البرمجيات الهامة.

• الشلال: تتم كل مرحلة من مراحل المشروع (التصميم والتطوير والاختبار وما إلى ذلك) بطريقة خطية متسلسلة.
• الدورة الخماسية: وهو نوع مختلف من نموذج الشلال، ويتضمن مراحل اختبار متوازية منتظمة ومتسلسلة في كل مرحلة من مراحل التطوير.

الأساليب الهجينة: أفضل ما في العالمين

تجمع الأساليب الهجينة بين مرونة المنهجيات الرشيقة والهيكلية الصارمة للمناهج التقليدية.
قد يبدأ المشروع بمرحلة تخطيط مفصّلة (مستوحاة من منهجية الشلال)، ثم اعتماد منهجية Scrum أو Kanban للتكيف مع الظروف غير المتوقعة ودمج الملاحظات من أصحاب المصلحة.
هذا النهج مناسب بشكل خاص للشركات الكبيرة التي ترغب في الحفاظ على التخطيط الاستراتيجي مع الحفاظ على المرونة في مواجهة التغيير.

مشروع Culture.mc: إدارة المشاريع الهجينة (الإدارة الرشيقة مع قيود الوقت والميزانية)

بالنسبة لمشروع Culture.mc، تم تحديد النطاق الأولي والميزانية بوضوح منذ البداية.

ومع ذلك، ولتحسين إدارة المشروع لدينا، قمنا بدمج عناصر من منهجية سكروم، مما مكننا من :

• تأطير المشروع بمراحل منتظمة، مثل سباقات السرعة واجتماعات سكروم اليومية، مما يضمن المراقبة المستمرة والفعالة.
• زيادة الشفافية من خلال تنظيم مراجعات "سبرينت ريفيو"، مما يمنح إدارة الشؤون الثقافية رؤية واضحة لتقدم العمل.
• إدخال المرونة من خلال السماح لإدارة الشؤون الثقافية بإجراء تعديلات استراتيجية أثناء سير المشروع. ولتحقيق ذلك، وبدون زيادة الميزانية المخصصة، اعتمدنا نهجاً يتم بموجبه تعويض إضافة عناصر جديدة إلى المشروع بإزالة عناصر أخرى ذات أولوية أقل من العناصر المتراكمة.

كيف تختار المنهجية المناسبة؟

يعتمد اختيار المنهجية على عدد من المعايير:

• طبيعة المشروع: تفضّل المشاريع المستقرة المنهجيات التقليدية، بينما تعتمد المشاريع الديناميكية وغير المستقرة على المنهجيات الرشيقة.
• حجم الفريق وهيكله: غالبًا ما تفضل الفرق الصغيرة منهجية Scrum أو Kanban، بينما تختار المؤسسات الكبيرة المنهجيات الهجينة.
• قطاع الأعمال: تفضل القطاعات التكنولوجية الأساليب الرشيقة، في حين تلجأ القطاعات المنظمة إلى الأساليب التنبؤية.

لا يعتمد نجاح المشروع على الطريقة المستخدمة فحسب، بل يعتمد أيضًا على قدرته على التكيف مع الاحتياجات المحددة لكل شركة.
وسواء كانت المنهجية الرشيقة أو التقليدية أو المختلطة، فإن المنهجية المثالية هي المنهجية التي تتماشى مع أهدافك ومواردك وقيودك.

مقابلة مع أليزيه، مديرة التطوير الرقمي والفعاليات في إنفوركا