PIM o ERP: due strumenti, due ambiti di attività
Un ERP gestisce le vostre operazioni: magazzino, ordini, fatturazione, contabilità.
Un PIM gestisce le informazioni sui vostri prodotti per venderli: descrizioni, immagini, caratteristiche tecniche, traduzioni. Il primo fa funzionare l’azienda, mentre il secondo vende i prodotti. L’uno non sostituisce l’altro, ma si completano a vicenda.
| Criterio | ERP | PIM |
| Finalità | Gestire le operazioni e l’amministrazione | Arricchire e diffondere le informazioni sui prodotti |
| Tipo di dati | Transazionali: scorte, prezzi di acquisto, costi, registrazioni contabili | Di marketing e tecniche: descrizioni, media, attributi, traduzioni |
| Utenti principali | Finanza, logistica, acquisti, produzione, risorse umane | Marketing, e-commerce, digitale, responsabili di prodotto |
| Canali | Interno | Sito di e-commerce, marketplace, cataloghi, app, distributori |
| La domanda a cui risponde | Quante unità sono disponibili in magazzino, a quale costo, per quale data? | Come presentare questo prodotto, a chi, su quale canale, in quale lingua? |
| Costo | €€€€ (licenze, integrazione, manutenzione) | €€ (più accessibile, spesso in modalità SaaS) |
| Tempi di implementazione | Lungo: da diversi mesi a oltre un anno | Rapido: da poche settimane a pochi mesi |
| Esempi di soluzioni | SAP, Sage, Cegid, Microsoft Dynamics, Odoo | Akeneo, Pimcore, Quable, Salsify |
| Quando adottarlo | Non appena la gestione interna diventa più complessa | Non appena si vendono prodotti su più canali o in più lingue |
Che cos'è un ERP?
L'ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero sistema informativo gestionale integrato) è il sistema centrale di gestione dell'azienda. Riunisce in un unico posto tutti i dati interni (scorte, ordini, fatturazione, paghe, risorse umane, approvvigionamento, contabilità), da cui ogni reparto attinge ciò di cui ha bisogno e a sua volta alimenta il resto del sistema.
Nella quotidianità, il reparto finanziario chiude i conti più rapidamente, la logistica monitora le consegne in tempo reale, la direzione dispone di dati aggiornati senza dover attendere il prossimo report. Quando un prodotto esce dalla produzione, l’ERP registra il suo costo di produzione, i componenti utilizzati e le scorte rimanenti. Indispensabile per gestire e prendere decisioni.
Ma l’ERP si ferma dove inizia la vendita. I dati in suo possesso sono interni, pensati per la gestione, non per convincere un cliente. Un codice articolo e un prezzo di acquisto non bastano a creare una scheda prodotto che invogli all’acquisto.
A lungo riservato ai grandi gruppi a causa dei costi e della complessità di implementazione, l’ERP si è ampiamente democratizzato. Le offerte in modalità SaaS lo hanno reso accessibile alle PMI, che oggi possono dotarsene senza dover mobilitare un intero reparto IT.
Che cos'è un PIM?
Il PIM (Product Information Management, ovvero gestione delle informazioni di prodotto) risponde a un’esigenza che l’ERP non soddisfa: centralizzare tutte le informazioni relative ai vostri prodotti, arricchirle e diffonderle in modo coerente ovunque vendiate.
Vi si trovano i nomi e gli argomenti di vendita, le caratteristiche tecniche (peso, dimensioni, composizione), i contenuti multimediali associati (foto, video, pittogrammi, manuali in PDF), le versioni per lingua e per mercato, nonché i dati normativi o ambientali, un aspetto che assume sempre maggiore importanza nei settori soggetti a obblighi di etichettatura o tracciabilità.
È lo strumento di lavoro quotidiano dei team di marketing, e-commerce e digitale. Consente loro di risparmiare tempo considerevole, garantisce che una stessa scheda sia identica sul sito, su Amazon e nel catalogo cartaceo, e riduce il tempo che intercorre tra «il prodotto esiste» e «il prodotto è in vendita ». Se l’ERP è il punto di riferimento per i dati gestionali, è il PIM ad avere l’ultima parola sulla scheda prodotto una volta che questa viene messa in vendita.
La qualità di questi dati non è un dettaglio. Nel suo rapporto *Reducing data costs without jeopardizing growth* (2020), McKinsey stimava che, in assenza di strumenti adeguati, i team dedicassero dal 20 al 30% del loro tempo a ripulire e rendere affidabili i dati piuttosto che a sfruttarli. Questo vale a maggior ragione per i dati di prodotto, i più dispersi di tutti: tante ore che non servono né a vendere né a creare.
Differenza tra PIM ed ERP: cosa li distingue davvero
Tutto dipende dalla natura dei dati trattati: da un lato la gestione dell’azienda, dall’altro la vendita del prodotto.
L'ERP ragiona in termini di flussi, costi e scorte: quanti articoli avete, a quale prezzo, disponibili a quale data. Il PIM opera su un altro piano, quello dei contenuti e dei canali: come deve essere descritto un prodotto, con quali immagini, in quale lingua, a seconda del marketplace di riferimento. Di conseguenza, i due sistemi non si rivolgono alle stesse figure interne: l’ERP ai team operativi, il PIM a chi interagisce con il cliente.
Un responsabile della contabilità gestionale trascorre le sue giornate nell’ERP; un responsabile dell’e-commerce, nel PIM. Volere che un unico strumento serva a tutti significa condannarsi a non soddisfare adeguatamente nessuno.
A volte si sente dire che un ERP sia sufficiente, poiché alcuni offrono un modulo dedicato ai prodotti. In pratica, questi moduli coprono solo una parte delle esigenze (memorizzare alcuni attributi e immagini), ma tralasciano ciò che costituisce il valore aggiunto di un PIM: i flussi di lavoro collaborativi di arricchimento dei dati, la gestione dettagliata del multilingue, la distribuzione automatizzata verso i canali di vendita. Un modulo non è uno strumento dedicato, e la differenza si paga in termini di tempo speso e di incongruenze.
PIM ed ERP: due strumenti complementari, non concorrenti
In un progetto ben gestito, l’ERP e il PIM non devono contendersi lo spazio: ciascuno ha il proprio ambito. L’ERP fornisce i dati di base: codici articolo, prezzi, codici fornitori, livelli di magazzino. Il PIM recupera questi dati, li arricchisce con contenuti di marketing, immagini e traduzioni, per poi inviarli al sito web, ai marketplace e ai cataloghi.
Il collegamento tra i due avviene tramite connettori o API, talvolta attraverso una piattaforma di integrazione quando il sistema informativo è complesso. È il principio del repository principale, noto come MDM (Master Data Management): ogni dato ha un unico proprietario, l’ERP per la gestione e il PIM per la scheda prodotto arricchita. Si evita così la classica trappola in cui la stessa informazione risiede in tre luoghi diversi, con tre valori diversi.
Spesso si incontra anche il DAM (Digital Asset Management), che gestisce i file multimediali di grandi dimensioni: foto ad alta definizione, video, immagini 3D. Per un catalogo di piccole dimensioni, il PIM è sufficiente per archiviare le immagini. In caso di grandi volumi, lo si abbina a un DAM. Capire dove si trova questo limite fa parte del lavoro di definizione dell’ambito di un progetto.
ERP + PIM: l'architettura che fa la differenza nelle vostre vendite
Una volta che i due strumenti operano in tandem, gli effetti si riflettono direttamente sull’attività. Le reimmissioni manuali scompaiono, e con esse gli errori di trascrizione. Le schede prodotto diventano identiche su tutti i canali. Soprattutto, i tempi di immissione sul mercato si riducono sensibilmente, passando spesso da diverse settimane a pochi giorni a seconda del volume di articoli da gestire. Per un marchio che vende su più canali, questo aumento di velocità è fondamentale ad ogni lancio.
I segnali che indicano che il vostro ERP ha raggiunto i propri limiti
Non serve un audit completo per rendersi conto che qualcosa non va. Alcuni sintomi si ripetono quasi sempre:
I vostri team passano tutto il giorno a copiare e incollare dati tra Excel, Word e l’ERP.
La stessa scheda prodotto non è descritta allo stesso modo a seconda del canale.
Il lancio di un nuovo prodotto richiede settimane.
Le traduzioni vengono gestite manualmente, foglio per foglio.
Non riuscite ad adattare i vostri contenuti alle esigenze di ogni marketplace.
Basta un solo di questi segnali per porsi la domanda sull’opportunità di un PIM. Se ne avete diversi contemporaneamente, la questione non è più se ne avete bisogno, ma quando inizierete a utilizzarlo.
