Orchestrazione dei dati: unificate i vostri strumenti per sfruttare al meglio la vostra IA

Che cos'è l'orchestrazione dei dati?

L'orchestrazione dei dati è il coordinamento automatizzato dei flussi di dati tra i sistemi di un'azienda. Determina quali dati circolano, in quale ordine, in quale momento e a quali condizioni. È il livello di controllo che fa lavorare insieme strumenti progettati per funzionare separatamente. 

L'immagine è eloquente: in un'orchestra, ogni musicista conosce la propria parte, ma senza un direttore che dia il via e mantenga il tempo, si ottiene solo rumore. L'orchestrazione svolge proprio questo ruolo: non produce i dati, ma fa in modo che ogni sistema li riceva e li trasmetta al momento giusto. 

Spesso viene confusa con l’integrazione, che collega due sistemi per lo scambio di informazioni (ad esempio, inoltrare un ordine dal sitoall’ERP ). Orchestrare significa gestire l’insieme di questi collegamenti e delle loro dipendenze: aggiornare il database clienti prima di ricalcolare le scorte, ripubblicare una scheda prodotto una volta convalidata, riavviare un’elaborazione fallita durante la notte. L’integrazione trasporta i dati; l’orchestrazione decide e monitora il loro percorso. 

Il vero problema: dati isolati

Cosa succede sul campo quando queste applicazioni non comunicano tra loro? 

• Un team commerciale che deve reinserire nel proprio strumento informazioni già presenti altrove. 

• Una disponibilità di magazzino visualizzata sul sito che in realtà è esaurita già da due ore. 

• Un fatturato che varia a seconda che lo si consulti nella contabilità o nel dashboard di marketing. 

Alla lunga, ogni reparto ha la propria verità e nessuno ha più una visione d’insieme. Questa frammentazione ha un costo. Gartner lo stimava in media a 12,9 milioni di dollari all’anno per ogni organizzazione, solo per la scarsa qualità dei dati. La maggior parte dello spreco deriva da piccoli attriti che si accumulano: il tempo speso a riconciliare, a correggere, a dubitare delle cifre che si hanno davanti. Per un responsabile IT, è una questione di architettura; per l’e-commerce o il marketing, una realtà quotidiana: schede errate, campagne mal mirate, clienti contattati tre volte. 

Orchestrazione, ETL, automazione: da non confondere

Diversi termini ruotano attorno all’argomento; distinguerli permette di definire l’orchestrazione. 

L'integrazione collega due sistemi affinché possano scambiarsi dati: un collegamento punto a punto. 

L'ETL ( estrazione, trasformazione, caricamento) e la sua variante ELT ( in cui si carica prima e poi si trasforma nella destinazione, spesso nel cloud) descrivono il modo in cui si preparano i dati: un tipo di elaborazione, generalmente organizzata in pipeline. 

Un iPaaS è una piattaforma cloud che fornisce connettori pronti all’uso per collegare tra loro le vostre applicazioni, senza doverle risviluppare da zero. 

L’automazione avvia autonomamente un’azione ripetitiva, come l’esecuzione di uno script ogni notte. La pianificazione va un passo oltre: programma l’esecuzione delle attività a orari prestabiliti, come un calendario. L’osservabilità monitora lo stato dei flussi e individua le anomalie. E l’acquisizione è solo il primo passo, ovvero l’immissione dei dati. 

L’orchestrazione si colloca al di sopra di tutti questi elementi. Non li sostituisce: decide quale elaborazione avviare, in quale ordine e in quale momento, concatena le automazioni e si avvale dell’osservabilità per intervenire in caso di problemi. 

Come funziona, dal punto di raccolta all’utilizzo

Un flusso orchestrato segue sempre lo stesso processo. I dati vengono innanzitutto raccolti alla fonte: un ERP, un sito web, un file del fornitore, un’API. Vengono poi trasformati: vengono puliti, deduplicati, normalizzati e si riconciliano le tre versioni esistenti del «cliente Dupont». Infine, vengono messi a disposizione degli utenti, pronti per l’uso immediato: un dashboard, il sito, uno strumento di marketing o un modello di IA. 

A coordinare l’intero percorso è un orchestratore. È lui che automatizza l’esecuzione di ogni attività, gestisce le dipendenze e interviene quando un’elaborazione si interrompe. Modella il flusso di lavoro come un grafo orientato senza cicli, un DAG in gergo, in cui ogni attività parte solo una volta soddisfatte le sue dipendenze, il che permette di avviare in parallelo quelle indipendenti. Si occupa anche del monitoraggio: quando l’elaborazione notturna fallisce, viene inviato un avviso e si avvia un ripristino, invece di scoprire il problema a mezzogiorno. 

Alcuni flussi vengono elaborati in batch, di notte, quando l’aggiornamento non è urgente; altri in tempo reale, quando le scorte o una personalizzazione non possono attendere. La maggior parte delle architetture combina entrambe le modalità.

Quali strumenti utilizzare per organizzare e gestire i vostri dati?

I vostri dati non risiedono in un unico posto: sono distribuiti tra diverse famiglie di strumenti, ciascuna specializzata in un tipo di informazione. Osservarli nel loro insieme chiarisce cosa collega l’orchestrazione. 

I VOSTRI SISTEMI COORDINANO I VOSTRI UTILIZZI 

Comprendere il ruolo di ogni elemento

Per gestire al meglio i vostri dati, occorre innanzitutto sapere dove vengono creati, archiviati e arricchiti. Ogni strumento risponde a un'esigenza specifica e alimenta a sua volta gli altri sistemi.

Le prime sette famiglie detengono i dati; l’orchestratore è ciò che le fa lavorare insieme, al momento giusto e nell’ordine corretto. 

Per quanto riguarda l’orchestrazione pura e semplice, il mercato si è strutturato attorno a soluzioni open source: Apache Airflow, diventato lo standard, e le sue alternative più recenti, Prefect e Dagster. Anche le piattaforme di integrazione cloud, le iPaaS, integrano i propri moduli di orchestrazione. Il nostro ruolo non è quello di vendervi una di queste soluzioni, ma di orchestrare quella che si adatta meglio al vostro ambiente esistente. 

Cosa cambia concretamente con l'orchestrazione

Una volta ottimizzati i flussi, i vantaggi si vedono subito: 

• Dati affidabili: inseriti una sola volta e poi riconciliati, rimangono coerenti da un sistema all’altro; la qualità non è più una sfida continua. 

• Decisioni in tempo reale: i dashboard e le analisi si basano su dati aggiornati, non su esportazioni della settimana scorsa. 

• Meno spreco di risorse: automatizzare le operazioni ripetitive, dalla raccolta alla trasformazione, elimina la necessità di reinserimenti e correzioni manuali, consentendo ai team di dedicarsi al proprio lavoro. 

• Maggiore controllo: l’accesso, la tracciabilità e la sicurezza dei flussi sono centralizzati, il che favorisce la conformità. 

• Un’IA utilizzabile: dati aggiornati e gestiti, pronti per alimentare un modello senza comprometterne il funzionamento. 

L’orchestrazione, fondamento dei vostri progetti di IA

Un sistema di IA conosce solo i dati che gli vengono forniti. Quando si integra un assistente o un motore di raccomandazione nei sistemi aziendali, le sue risposte non possono mai essere migliori di ciò che legge. Il problema si presenta in tre forme: 

• Dati obsoleti: indica un prezzo che non esiste più. 

• Dati contraddittori: risponde in modo diverso alla stessa domanda a seconda del giorno. 

• Dati mancanti: colma il vuoto inventando una risposta plausibile ma falsa. 

La fragilità si accentua con le IA collegate in tempo reale. Un assistente che recupera i dati mentre risponde (il RAG), o un agente IA che avvia autonomamente delle azioni, valgono solo per l’attualità e la coerenza di ciò che leggono. 

I numeri lo confermano. Gartner prevede che almeno il 30% dei progetti di IA generativa verrà abbandonato dopo la fase di test, indicando la scarsa qualità dei dati come motivo principale. S&P Global osserva che la percentuale di aziende che hanno rinunciato alla maggior parte delle loro iniziative di IA è passata dal 17% al 42% in un anno. E l’82% dei responsabili IT (MuleSoft) cita l’integrazione dei dati tra i maggiori ostacoli ai propri progetti di IA. Il problema non è il modello: sono i dati su cui si basa. 

L’orchestrazione cambia le carte in tavola senza essere magica. Non rende l’IA intelligente: le fornisce materiale utilizzabile, dati aggiornati, riconciliati, governati e disponibili proprio dove il modello va a cercarli. 

Dietro questo materiale pulito si nasconde la governance: sapere chi è il proprietario di quali dati, tracciarne l’origine, mantenere aggiornati i metadati, controllarne la qualità nel tempo. È il campo dell’MDM, della gestione della qualità e del DataOps, che l’orchestrazione mette in moto senza sostituirli. A ciò si aggiunge una sfida imprescindibile in Europa: la sicurezza degli accessi e la sovranità dei dati, sapere dove sono ospitati e chi può consultarli, alla luce del GDPR. 

L'orchestrazione nella pratica: tre esempi

Nell'e-commerce, lo stesso prodotto deve mostrare il prezzo corretto e la disponibilità in magazzino sul sito, sui marketplace e sull'app mobile, in tempo reale. L'orchestrazione sincronizza i dati tra l'ERP, il database prodotti e i canali di vendita, in modo che non venga mai effettuato un ordine per un articolo esaurito. 

Nella distribuzione e nell’industria, i dati relativi alla produzione, alla logistica e agli acquisti risiedono in sistemi diversi. La loro orchestrazione consente di ricalcolare le scorte e le previsioni man mano che gli eventi si susseguono, anziché il giorno prima per il giorno successivo. 

Nel settore dei servizi, i dati dei clienti sono dispersi tra il sito web, la fatturazione e gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti. Riunendoli, si ricostruisce un percorso completo del cliente, che alimenta sia il marketing che i cruscotti direzionali. 

Organizzare un sistema informativo già esistente

La maggior parte dei contenuti sull’argomento parte dal presupposto che si parta da zero. In realtà, un’azienda dispone già di un ERP, spesso di un database prodotti, di un CMS per il proprio sito web, a volte di una piattaforma per i dati dei clienti e di strumenti operativi accumulati nel corso degli anni. La sfida non è sostituire tutto, ma far interagire ciò che già esiste. 

È questa la scelta che sosteniamo in Inforca: rimanere agnostici. Orchestriamo gli strumenti di cui già disponete, sia quelli disponibili sul mercato che quelli su misura, e costruiamo il tassello mancante quando non esiste, integrandolo nella vostra infrastruttura così com’è. Sia dal punto di vista del prodotto che da quello del cliente, la differenza non sta in un software in più, ma nell’orchestrazione che collega questi sistemi per garantire la coerenza ad ogni cambiamento e ricostruire un percorso del cliente attivabile in una campagna. 

Le difficoltà da prevedere

Organizzare un sistema informativo non è affatto come premere un pulsante magico: è meglio conoscere gli ostacoli. 

I sistemi obsoleti, a volte chiusi o scarsamente documentati, sono i più complessi da integrare. La gestione degli accessi impone di decidere chi può vedere cosa, una vera e propria questione di sicurezza. Il debito tecnico accumulato, costituito da connessioni improvvisate e script che nessuno è più in grado di gestire, genera errori difficili da individuare. Infine, tutto ciò richiede competenze e risorse che un team interno non sempre possiede. È qui che un supporto e un monitoraggio continuo dei flussi consentono di risparmiare tempo. 

Nulla di insormontabile, ma tanti motivi per iniziare con un audit piuttosto che con un grande progetto avviato alla cieca. 

Da dove cominciare

Il punto di partenza è quasi sempre un audit dei flussi e dei workflow: dove risiedono i dati, come circolano o rimangono bloccati, come vengono trasformati, dove si annidano i doppioni e le incongruenze. Da questa panoramica emergono alcuni interventi prioritari, spesso che consentono di ottenere risultati rapidi in grado di finanziare le fasi successive. 

Ben presto sorge una domanda: costruire da soli la propria orchestrazione o affidarsi a una soluzione esistente? Dipende dalle dimensioni del vostro catalogo, dal numero di sistemi da collegare e dalle competenze interne. Un audit è più indicativo di un giudizio a priori. 

Se riconoscete la vostra azienda in questi sintomi (reimmissioni ripetute, cifre che non tornano, IA che va in tilt non appena viene collegata ai vostri dati), è il momento giusto per fare il punto della situazione.