مسؤول إدارة المشاريع (PMO)

المواءمة الاستراتيجية وتخطيط المشاريع

• يعمل مكتب إدارة المشاريع عن كثب مع مدير مشروع وزارة الشؤون الإدارية لتحديد وفهم احتياجات مختلف الإدارات.
• ويقوم بوضع خطط مفصلة تغطي جميع المراحل التي ينطوي عليها تنفيذ المشاريع. كما يدير مكتب إدارة المشاريع تضارب الموارد بين المشاريع المختلفة.
• ويحدد المخاطر المحتملة ويقيّمها، وينفذ استراتيجيات التخفيف من المخاطر للحد من الآثار السلبية على المشاريع.

المراقبة والإدارة والتواصل

• يراقب مكتب إدارة المشاريع عن كثب التقدم المحرز في المشاريع، بالتعاون مع مديري المشاريع، لضمان الوفاء بالمواصفات والمواعيد النهائية ومعايير الجودة.
• وهو مسؤول عن إدارة الميزانية. يضمن استخدام الموارد المالية بشكل صحيح ويقترح التعديلات عند الضرورة للحفاظ على ميزانية متوازنة.
• يعد مكتب إدارة المشاريع تقارير مفصلة ويقدم عروضاً منتظمة للإدارة. وكجزء من ذلك، يقدم لمحة عامة عن التقدم المحرز والأداء والتعديلات اللازمة للمشاريع.

التوثيق والتدريب والتعاون

• يقوم بمركزية وإدارة جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع. يستفيد أصحاب المصلحة من سهولة الوصول إلى المعلومات.
• يضع مكتب إدارة المشاريع الأدوات والعمليات المناسبة لتسهيل التواصل بين فرق المشروع وأصحاب المصلحة. يشجع على التعاون لضمان عمل جميع الجهات الفاعلة في تآزر.
• ينظم دورات تدريبية وتوعوية لتعزيز أفضل الممارسات في إدارة المشاريع. يضمن تدريب أعضاء الفريق تدريباً جيداً على الأدوات والمنهجيات المستخدمة.

مهارات مكتب إدارة المشاريع

المهارات التقنية

يكون مكتب إدارة المشاريع على دراية بمختلف أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Salesforce وAdobe، بالإضافة إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل SAP وOracle. وهم يستخدمونها بشكل يومي لمراقبة تقدم المشاريع والميزانيات والموارد المرتبطة بها. من بين الأدوات المستخدمة على أساس يومي أدوات التخطيط مثل PERT وGANT بالإضافة إلى Microsoft Excel. إتقان اللغة الإنجليزية ميزة إضافية.

حاصل على شهادات إدارة المشاريع

• محترف إدارة المشاريع (PMP)
• محترف إدارة المحافظ (PfMP)
• المشاريع في البيئات الخاضعة للرقابة (PRINCE2)

المهارات الشخصية

يجب أن يتمتع مكتب إدارة المشاريع بمهارات الاستماع والتواصل الجيد لفهم احتياجات الفرق متعددة التخصصات. يجب أن يتمتع بمهارات القيادة في توجيه وتحفيز وتنسيق الفرق. يتمتع مكتب إدارة المشاريع بمهارات تحليلية جيدة ومهارات حل المشكلات: فهو يحدد العقبات بسرعة ويقترح الحلول.

التعليم والتدريب في مكتب إدارة المشاريع

تحتاج إلى 5 سنوات من التعليم العالي لممارسة هذه المهنة. بعد البكالوريوس، يمكنك الحصول على درجة الماجستير (M1 أو M2) أو شهادة في الهندسة، تليها خبرة مهنية أولية في إدارة المشاريع.

الآفاق الوظيفية

بعد بضع سنوات، قد ينتقل مدير مشروع مكتب إدارة المشاريع إلى مناصب إدارية أو استشارية. وقد يصبحون مديري برامج أو مديري إدارة مشاريع أو مديري مشاريع رشيقة. وبفضل خبرتهم وتنوع خبراتهم، يمكن لمديري المشاريع أن يتخصصوا أيضاً في مجالات مثل إدارة التغيير أو التحول الرقمي.

مزايا الوظيفة وعيوبها

المزايا

• يقوم مكتب إدارة المشاريع بتوحيد عمليات إدارة المشاريع، مما يتيح تخصيص الموارد بشكل أفضل وتخطيط أكثر دقة وتحسين تنفيذ المشروع.
• من خلال تحسين الموارد ومراقبة الميزانية عن كثب، يساعد مكتب إدارة المشاريع على تقليل الجداول الزمنية للمشروع وتكاليفه، مع تحسين جودة المخرجات.
• يعمل مكتب إدارة المشاريع كميسّر، حيث يساعد الفرق على التغلب على العقبات والتركيز على أهدافها.

العيوب

• قد يواجه مكتب إدارة المشاريع مقاومة من الفرق والمدراء الذين لم يعتادوا العمل مع هيكل مركزي لإدارة المشاريع. وقد يؤدي ذلك إلى إبطاء اعتماد منهجيات جديدة وممارسات موحدة.
• غالبًا ما ينطوي العمل كمكتب إدارة المشاريع على التوفيق بين توقعات ومتطلبات مختلف أصحاب المصلحة، مما قد يؤدي إلى تضارب في الإدارة.
• ينطوي إنشاء مكتب إدارة المشاريع وتشغيله على تكاليف إدارية إضافية، الأمر الذي قد يكون معقداً بالنسبة للشركات الصغيرة.