Project Management Officer (PMO)

Alignement stratégique et planification de projet

• Le PMO travaille en étroite coopération avec le chef de projet MOA pour identifier et comprendre les besoins des différents départements.
• Il développe des plans détaillés couvrant toutes les étapes liées à la réalisation des projets. Le PMO gère également les conflits de ressources entre différents projets.
• Il identifie et évalue les risques potentiels, et met en place des stratégies d'atténuation des riques pour minimiser les impacts négatifs sur les projets.

Suivi, gestion et communication

• Le PMO suit de près la progression des projets, en collaboration avec les chefs de projet, pour assurer le respect du cahier des charges, des délais et des normes de qualité.
• Il est responsable de la gestion de l'enveloppe budgétaire. Il veille à la bonne utilisation des ressources financières et propose des ajustements en cas de besoin pour maintenir l'équilibre budgétaire.
• Le PMO prépare des rapports détaillés et réalise des présentations régulières à la direction. Dans ce cadre, il fournis une vue d'ensemble sur l'état d'avancement, les performances et les ajustements nécessaires des projets.

Documentation, Formation et Collaboration

• Il centralise et gère toute la documentation liée aux projets. Les parties prenantes bénéficient d'un accès facile à l'information.
• Le PMO met en place des outils et des processus adaptés pour faciliter la communication entre les équipes de projet et les parties prenantes. Il encourage la collaboration pour garantir que tous les acteurs travaillent en synergie.
• Il organise des sessions de formation et de sensibilisation pour promouvoir les meilleures pratiques en gestion de projet. Il s'assure que les membres de l'équipe sont bien formés sur les outils et méthodologies utilisés.

Compétences du PMO

Compétences techniques

Le PMO maîtrise différents CRM (Customer Relationship Management) comme Salesforce, Adobe mais aussi des ERP (Enterprise Resource Planning) type SAP, Oracle. Il s'en sert quotidiennement pour suivre l'état d'avancement des projets, les budgets et les ressources associés. Parmi ses outils quotidiens, on peut citer les outils de plannings comme PERT et GANT associés à Microsoft Excel. La maîtrise de l'anglais est un plus.

Il possède des certifications en gestion de projet :

• Project Management Professional (PMP)
• Portfolio Management Professional (PfMP)
• PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Soft Skills

Le PMO doit avoir une bonne capacité d’écoute et de communication pour comprendre les besoins d’équipes pluridisciplinaires. Il fait preuve de leadership pour guider, motiver et coordonner ses équipes. Le PMO possède des compétences en analyse et en résolution de problèmes : il identifie rapidement les obstacles et propose des solutions.

Études et formation du PMO

Un niveau Bac+5 est requis pour exercer ce métier. Après l’obtention du Bac, il est possible de se diriger vers un Master (M1, M2) ou un diplôme d’ingénieur, suivi d’une première expérience professionnelle en gestion de projet.

Perspectives d'évolution

Après quelques années, un chef de projet PMO peut évoluer vers des postes d’encadrement ou de conseil. Il peut devenir directeur de programme, responsable de la maîtrise d’ouvrage (MOA) ou chef de projet agile. Grâce à son expérience et à sa polyvalence, le PMO peut également se spécialiser dans des domaines tels que la conduite du changement ou la transformation digitale.

Avantages et inconvénients du métier

Avantages

• Le PMO standardise les processus de gestion de projet, ce qui permet une meilleure allocation des ressources, une planification plus précise et une meilleure exécution des projets.
• En optimisant les ressources et en surveillant rigoureusement le budget, le PMO aide à réduire les délais et les coûts des projets, tout en améliorant la qualité des livrables​.
• Le PMO joue un rôle de facilitateur en aidant les équipes à surmonter les obstacles et à rester concentrées sur leurs objectifs.

Inconvénients

• Le PMO peut se heurter à la résistance des équipes et des managers qui ne sont pas habitués à travailler avec une structure de gestion de projet centralisée. Cela peut ralentir l'adoption des nouvelles méthodologies et des pratiques standardisées​.
• Travailler en tant que PMO implique souvent de jongler avec les attentes et les exigences de diverses parties prenantes, ce qui peut entraîner des conflits de gestion.
• La mise en place et le fonctionnement d'un PMO impliquent des coûts administratifs supplémentaires, ce qui peut être compliqué pour les petites entreprises.