Responsabile della gestione del progetto (PMO)

Allineamento strategico e pianificazione del progetto

• Il PMO lavora a stretto contatto con il project manager del MOA per identificare e comprendere le esigenze dei vari dipartimenti.
• Sviluppa piani dettagliati che coprono tutte le fasi di realizzazione dei progetti. Il PMO gestisce anche i conflitti di risorse tra i diversi progetti.
• Identifica e valuta i rischi potenziali e implementa strategie di mitigazione dei rischi per ridurre al minimo gli impatti negativi sui progetti.

Monitoraggio, gestione e comunicazione

• Il PMO controlla da vicino l' avanzamento dei progetti, in collaborazione con i project manager, per garantire il rispetto delle specifiche, delle scadenze e degli standard di qualità.
• È responsabile della gestione del budget. Si assicura che le risorse finanziarie siano utilizzate correttamente e propone aggiustamenti, se necessario, per mantenere un bilancio equilibrato.
• Il PMO prepara rapporti dettagliati e presenta regolarmente alla direzione. In particolare, fornisce una panoramica dei progressi, delle prestazioni e dei necessari aggiustamenti dei progetti.

Documentazione, formazione e collaborazione

• Il PMO centralizza e gestisce tutta la documentazione relativa al progetto. Gli stakeholder beneficiano di un facile accesso alle informazioni.
• Il PMO mette in atto strumenti e processi adeguati per facilitare la comunicazione tra i team di progetto e le parti interessate. Incoraggia la collaborazione per garantire che tutti gli attori lavorino in sinergia.
• Organizza sessioni di formazione e sensibilizzazione per promuovere le migliori prassi nella gestione dei progetti. Si assicura che i membri del team siano ben formati sugli strumenti e sulle metodologie utilizzate.

Competenze PMO

Competenze tecniche

Il PMO conosce diversi sistemi CRM (Customer Relationship Management) come Salesforce e Adobe, nonché sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) come SAP e Oracle. Li utilizza quotidianamente per monitorare l'avanzamento dei progetti e i relativi budget e risorse. Tra gli strumenti utilizzati quotidianamente vi sono strumenti di pianificazione come PERT e GANT combinati con Microsoft Excel. La conoscenza della lingua inglese è un plus.

Possiede certificazioni di project management:

• Professionista della gestione dei progetti (PMP)
• Professionista della gestione del portafoglio (PfMP)
• Progetti in ambienti controllati (PRINCE2)

Competenze trasversali

Il PMO deve avere buone capacità di ascolto e di comunicazione per comprendere le esigenze dei team multidisciplinari. Deve dimostrare capacità di leadership nel guidare, motivare e coordinare i team. I PMO hanno buone capacità analitiche e di risoluzione dei problemi: identificano rapidamente gli ostacoli e propongono soluzioni.

Istruzione e formazione PMO

Per esercitare questa professione sono necessari 5 anni di formazione superiore. Dopo il diploma di maturità, è possibile conseguire un master (M1, M2) o una laurea in ingegneria, seguiti da una prima esperienza professionale nella gestione dei progetti.

Prospettive di carriera

Dopo alcuni anni, un project manager PMO può passare a posizioni di gestione o di consulenza. Può diventare direttore di programma, project management manager o agile project manager. Grazie alla loro esperienza e versatilità, i PMO possono anche specializzarsi in settori come la gestione del cambiamento o la trasformazione digitale.

Vantaggi e svantaggi del lavoro

Vantaggi

• Il PMO standardizza i processi di gestione del progetto, consentendo una migliore allocazione delle risorse, una pianificazione più accurata e una migliore esecuzione del progetto.
• Ottimizzando le risorse e tenendo sotto controllo il budget, il PMO contribuisce a ridurre i tempi e i costi del progetto, migliorando al contempo la qualità dei risultati.
• Il PMO agisce da facilitatore, aiutando i team a superare gli ostacoli e a rimanere concentrati sugli obiettivi.

Svantaggi

• Il PMO può incontrare la resistenza di team e manager che non sono abituati a lavorare con una struttura centralizzata di gestione dei progetti. Questo può rallentare l'adozione di nuove metodologie e pratiche standardizzate.
• Lavorare come PMO comporta spesso la necessità di destreggiarsi tra le aspettative e i requisiti di vari stakeholder, il che può portare a conflitti di gestione.
• La creazione e la gestione di un PMO comportano costi amministrativi aggiuntivi, che possono essere complicati per le piccole imprese.